Le Design Thinking au secours des réunions

« On refait le point la semaine prochaine ? » Combien de fois avez-vous entendu cette phrase ? Ce moment où, après une heure de discussions animées, de schémas gribouillés sur un tableau blanc et de classiques « Oui, mais… » ou « Et si on… », vous réalisez que rien n’a avancé. Pas une avancée concrète, mais une nouvelle réunion en perspective.

Voici, une petite mise en situation vous montrant comment transformer ces réunions répétitives en véritables ateliers productifs.

Bienvenue dans le film Un jour sans fin version Agile !

« Encore une réunion qui n’aboutit à rien ! » soupire Pauline, notre développeuse full stack, en sortant de la salle de réunion. Quatrième réunion sur le même sujet, et toujours pas de décision concrète sur l’implémentation du nouveau portail d’accès.

Jean-Luc, le Product Owner, a encore foncé tête baissée sur chaque problème comme une tondeuse sur un carré de pelouse. « On n’a pas le temps de tergiverser, il faut avancer ! » martèle-t-il systématiquement. Résultat ? Des solutions précipitées, des refontes coûteuses, et des utilisateurs qui ne savent plus où donner de la tête.

« C’est comme construire une maison en commençant par le toit », confie Pauline à Thomas, le Scrum Master fraîchement arrivé. « On ne réfléchit pas assez à la structure globale et on se retrouve à tout refaire quand on découvre de nouvelles contraintes. »

Passer du mode réunion au mode atelier : la clé du changement

Thomas a une idée. Et si l’on changeait d’approche ? Il contacte Hugo, l’UX Designer de l’équipe, qui propose immédiatement un atelier collaboratif. « La clé, c’est de passer du mode Réunion au mode Atelier. Avec le Design Thinking, on peut débloquer tout ça. »

Le jour J, Hugo accueille l’équipe en projetant un large schéma réalisé avec l’architecte technique : « Avant de plonger dans les solutions, prenons de la hauteur. Comme un drone au-dessus du jardin, plutôt qu’une tondeuse au ras du sol. » L’effet est immédiat.

« Attendez », s’exclame Pauline, « si ce partenaire utilise ce protocole, notre architecture actuelle ne tiendra jamais ! »

Jean-Luc lève les bras au ciel : « On n’a pas le temps pour ça, les délais sont trop serrés ! » Mais Thomas intervient calmement : « Jean-Luc, imagine que tu économises trois semaines de développement en prenant une journée pour bien réfléchir. Ça vaut le coup, non ? »

Libérer ses idées pour des solutions inattendues

L’atelier débute par un exercice de Card Sorting pour structurer les priorités, suivi d’une séance de co-création où chacun esquisse des solutions.

« Je ne sais pas dessiner », proteste Jean-Luc.

Hugo sourit : « Personne ne sait dessiner ici. C’est ça qui est libérateur, l’important, ce sont les idées, pas la forme. »

Sandra, une utilisatrice clé, intervient alors :

« Je sais que ça peut paraître basique comme remarque, mais… j’ai dessiné une interface mobile. En fait, personne ne consulte ce genre de portail sur un grand écran. »

Un silence pesant s’installe dans la salle. Jean-Luc reste figé, son crayon en suspens au-dessus de son carnet.

« Mais… c’est un portail interne, » balbutie-t-il. « C’est évident que c’est conçu pour être utilisé sur un PC fixe! »

Hélène, l’autre utilisatrice, intervient alors : « En réalité, on est toujours entre deux rendez-vous, sur le quai d’une gare, ou en déplacement. Le PC, c’est un luxe qu’on n’a pas dans notre quotidien. »

Pauline ne peut réprimer un petit sourire : « Et techniquement, Jean-Luc, on n’a pas prévu la compatibilité mobile côté front. Ça va demander une refonte assez conséquente de notre approche. »

Hugo observe la scène avec intérêt. « Et voilà pourquoi les réunions tournaient en rond ! On débattait de solutions techniques sans avoir intégré les besoins fondamentaux des utilisateurs. En quelques minutes d’atelier, on vient de découvrir un élément crucial qui va mieux orienter le projet. »

Et six mois plus tard ?

Petit à petit, la dynamique a changé. Hugo et Thomas ont ancré la pratique des ateliers dans les sprints, tandis que Jean-Luc, d’abord sceptique, en est devenu l’un des plus fervents partisans.

Les développeurs apprécient d’être intégrés dès les premières phases de réflexion, et les utilisateurs, écoutés enfin, partagent des retours plus riches. Résultat ? Des projets qui avancent plus sereinement, une vision commune, et des défis transformés en opportunités de progrès collectif.

Les clés pour faire la différence

Et vous, comment faites-vous ?

Les réunions productives ne sont pas le fruit du hasard. Elles naissent d’un véritable changement de mentalité, soutenu par des méthodes structurées comme le Design Thinking.

Alors, posez-vous ces questions :

• Comment sortez-vous du piège des réunions interminables et improductives dans votre organisation ?
• Avez-vous déjà osé expérimenter des approches collaboratives, ou préférez-vous rester fidèle aux pratiques traditionnelles ?
• Si vous deviez introduire un seul changement dès demain, lequel choisiriez-vous pour transformer vos séances de travail en tremplins pour l’innovation ?

Je suis curieux de connaître vos réponses, vos réussites, mais aussi vos défis. Partagez vos expériences en commentaire !